UNE PERMANENCE, COMMENT ÇA MARCHE ?

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UNE PERMANENCE, COMMENT ÇA MARCHE ?

Message par SophieConteuse le Jeu 17 Avr - 6:51

Vous êtes de permanence, ce jeudi ? Pas de panique, suivez le guide !

RAPPELS : la distribution commence à 18h00 et se termine à 19h15. Tout adhérent doit assurer au moins deux permanences par semestre (= durée du contrat).

Avant la distribution

  • Une des 2 personnes doit récupérer la clé de la salle des Guignons à la mairie annexe, située juste en face de la salle. Il est impératif d’être sur place pour 17h50 ou 55 dernier délai car il arrive que la mairie ferme quelques minutes avant 18h00…
  • Installer les légumes sur les tables dans la salle si ce n’est déjà fait
  • Sortir du cagibi : les balances, couteaux, boîtes à œufs, classeurs
  • Avec les légumes, le livreur laisse sur une feuille la composition du panier. Recopier sur le tableau la liste des légumes et leurs quantités pour le panier et le ½ panier
  • Installer 2 chaises et une table et y disposer :


  • Les feuilles d’émargement
  • Le planning des permanences de la saison
  • Les classeurs + les flyers « coccinelle » d'information (avec les numéros des animateurs, les liens vers le site, etc.)


Pendant la distribution

  • Accueillir au fur et à mesure de l’heure de distribution l’ensemble des adhérents.
  • Vérifier que les pages d’émargement sont bien signées.
  • Sensibiliser à la tenue des permanences : penser à demander aux Amapiens de bien vouloir s’inscrire, notamment quand il reste de la place pour la semaine suivante.
  • Ne pas oublier de noter sur la « fiche permanence » les messages à faire passer aux animateurs (notamment s’il y a des problèmes dans la livraison), les encaissements divers (adhésion à CEAN, nouveaux contrats).
  • Aider les Amapiens intermittents ou venant pour la première fois et leur expliquer le fonctionnement et comment faire leur panier.
  • Pour les adhérents « potentiels » :


  • prendre le temps d’expliquer le fonctionnement de l’AMAP et de CEAN, proposer un panier ou demi-panier de test, avec ou sans œufs ;
  • donner les documents (un contrat vierge + un bulletin d’adhésion à CEAN et son doc explicatif + la charte de CEAN + la charte des AMAP + une plaquette des actions de CEAN + la présente « fiche permanence »).


  • Pour les nouveaux adhérents « confirmés » après leur panier de test, récupérer le contrat et la charte signés, les paiements (adhésion CEAN + chèques à l’ordre de Loïc Boulanger) et ranger le tout dans le classeur à l’onglet « contrats et paiements pour Loïc Boulanger + adhésions CEAN »

MERCI DE PRENDRE SOIN DE BIEN ORDONNER
LES DOCUMENTS DANS LE CLASSEUR !
Après la distribution

  • Ranger et nettoyer la salle à la fin de la distribution. Le balai et la pelle se trouvent dans le cagibi en haut. Les éponges sont dans la « cuisine ».
  • À partir de 19h00, compter le nombre de paniers non récupérés et commencer à les préparer pour les « retardataires ». Cela permet aussi de commencer le rangement de la salle.
  • S’il reste des légumes en fin de distribution, les présents peuvent se servir en plus grande quantité. Les restes des légumes sont donnés à la Ferme du bonheur. Une personne vient les chercher vers 19h15. En cas de souci, voir coordonnées ci-dessous.
  • Remettre dans le classeur les feuilles d'émargement et de permanence ? Les documents signés et paiements le cas échéant.
  • Si des messages ont été notés sur la « fiche permanence » (panier manquant, nouveau contrat signé, commande d’un panier d’essai ou d’œufs...), il est impératif d’en informer un animateur de l’Amap le plus vite possible, de préférence par envoi de la fiche par mail (amap.cean@gmail.com), sinon par téléphone (coordonnées des animateurs ci-dessous).
  • Replacer dans le cagibi : les balances, les boîtes à œufs, les couteaux, les classeurs et les caisses de légumes vides (garder de préférence les caisses en plastique et donner à la Ferme du bonheur les cagettes en bois).
  • Fermer le cagibi du haut et le placard à balais, éteindre toutes les lumières, fermer la porte de la salle puis la porte d’entrée du rez-de-chaussée, et enfin ne pas oublier de remettre le jeu de clé dans la boîte aux lettres de la mairie annexe.



Pour tout problème ou infos contacter les animateurs de l’Amap :
Joachim Debéthune : 06 07 38 50 06
Karine Loiseau : 06 73 92 27 93
Bertrand Masouyé : 06 28 61 15 20
L'un des trois (ou les trois en même temps) : amap.cean@gmail.com

Coordonnées de Delphine et Loïc :
Delphine : 06 66 66 23 98 - d.lucas-leclin@laposte.net

Destinataires du surplus de légumes
La Ferme du Bonheur
Contacter en priorité : Mathieu : 06 83 11 40 47
Roger des Prés : 06 16 45 18 74,
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